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T+D Magazine最新号トピック 試されるバーチャル・チーム

2021年02月08日 13:45

Thane Bellomo


御社では、生産性は向上していますが、コミュニケーション、タレント・マネジメント、従業員のエンゲージメントも進んでいますか?


瞬く間に仕事のあり方が大きく変わる時代になるとは誰も想像していませんでした。リモートワークは、従業員のコミュニケーション、コラボレーション、調整の方法を一変させました。監督者は、管理と指導の方法を再考している所でしょう。また、雇用主は職場のコミュニティをどのように効果的に維持するかが求められています。従業員のチーム編成が、最も急務の課題でしょう。


ある意味、チームのやりとりとは、個人のやりとりの拡大版です。昨年の初め頃なら、チームとは、テーブルの周りやホワイトボードの前に集まった人々が協力し、ブレインストーミングを行い、ソリューションを革新し、苦労して勝ち取った勝利を打上げ等で祝う姿を想像したことでしょう。ところが、今はそうではありません。


チームで動くために、従業員が物理的に一緒にいる必要はありますか?個人が物理的に離れているという理由だけで、チームの相互作用に関する基本的なルールは変わるものでしょうか?


今の物理的な変化により、多くの人々がバラバラになり、従業員の協力の方法、チーム編成についてのルールを書き直さなければならないのではないかと思わせます。しかし、私はそうは思いません。人間の相互作用とコラボレーションのルールは同じです。良いチームの属性は変わりません。個人がチームを最も効果的に主導し、作業する方法は、人々の作業、行動、および感じ方を基にするガイドラインに従うからです。


チームに関して唯一変更されたのは、物理的な近接性です。しかし、その近接性の欠如は、人々がどのように協力するかという基本的な人間の心理学を変えることではありません。人々は、リーダーやチームメイトから、常に持っているものと同じもの、つまりビジョン、目標、目的、信頼、コミュニティを必要としています。考えすぎないでください。ただし、課題は、私たちが常に当たり前にしているー同じ部屋にいないーという慣行をどのように維持するかです。


仮想、対面、またはその両方の組み合わせであるかどうかにかかわらず、優れたチームとは、重要な作業を完了し、共通のビジョンに沿って調整し、チームメンバーに精力的に挑戦し、すべてのチームメンバーのスキルを活用することによって成功することをリーダーに思い出させるのが我々の重要な役割です。そして、彼らの目標を達成する過程で、リーダーは、所属、コミュニティ、および目的の重要で広範囲にわたる恩恵を醸成する必要があります。


TD部門は、チームやリーダーにベスト・プラクティスを提供し、リモート・スペースのベスト・リーダーシップ・プラクティスを挙げます。大まかに言えば、リモートワークに関するリーダーとTD専門家の主な懸念点は、次の3点です。


コミュニケーション、調整、コラボレーション

パフォーマンス管理

チームのエンゲージメント


リーダーがチーム・リーダーシップの基本について再考し、再評価が必要です。そして、TD専門家は、これらの専門知識をすでに持っています。


コミュニケーション、調整、コラボレーション


私がよく聞く不満の1つは、リモートワークがコミュニケーションと調整を妨げるということです。しかし、ハーバード・ビジネスレビューの調査によると、パンデミックの封鎖が始まって以来、お互いを知り、協力し合う人々の間で、コミュニケーションが40%増加したことが明らかとなりました。この調査は、企業が在宅勤務やリモートワークの急増にうまく適応していることを示しています。クライアントの声、この分野の同僚からの事例証拠でも実証されています。


Zoomやその他のリモート会議ソリューションなどのテクノロジにより、従業員は引き続き効果的にコラボレーションとコミュニケーションを行えます。いっときは、リモートの環境で、一緒に働くリズムと手段を調整する必要はありましたが、いくつかのデータは、組織が全体的にうまくいっている可能性が高いことを示唆しています。


TD専門家は、定期的にテクノロジーを活用して、リーダがチームの優先順位を調整し、障害を伝え、問題を共同で解決できるようにすべきです。作業の規模と範囲に応じて、チームリーダーは、朝の集まり、1日の終わりのチェックイン、プロジェクト・ステータス会議、または毎週のビデオチーム・チェックインをスケジュールします。さらに、リーダはチームメンバーとの1対1の会話を増やす必要があります。


各会議には、参加者が同じ認識に立っているかを確認する必要があります。例えば:


どのような障害に直面していますか?

会議に参加していない人に伝える必要のある決定をしましたか?

どのような行動を決定しましたか、そして誰が主体者ですか?

各アクションの期日はいつですか?


これらの定期的な会議は、意図的な調整の質問と結びついており、チームのコミュニケーションと協力を維持するのに効果的です。チームメンバーは、何を、誰が、いつまでに達成する必要があるかを理解します。 TDは、このようなチェックインを実現し、チームが集中するのに役立つタッチポイントや質問の種類に関するガイダンスをリーダに提供できます。


調整項目がおなじみのように聞こえる場合、それはそれらが単に優れたチーム・コミュニケーションの属性だからです。リモートチームが協力していることを確認するためにマネージャがしなければならない特別なことは必ずしもありません。優先順位を調整し、進捗状況を伝え、アクションに所有者と期日があることを確認することは、基本的なチームおよびリーダーシップ活動です。


チームが物理的に離れているという事実により、チームは、そもそも意図的に行うべきであったコミュニケーションと協力に意図的に行うことを余儀なくされています。そのメカニズムのため、しばしばチームが時間とともにより効果的になっていく様子が見受けられます。


パフォーマンス管理


リーダーとの会話の中で、リモートワーカーのパフォーマンス管理について多くの懸念を耳にしました。彼らの懸念を要約すると、次のとおりです。彼らが働いているかおうかをどうやって知ることができますか?


それは常にリモートワークにつきまとう大きな恐怖でした。リーダーは、従業員を監視していなければ、何の仕事もしていないかもしれないと考えることがよくあります。ある種の考え方が間違った方向に向かう理由のリストを思い付くのは難しいです。リストが長くなるばかりです。しかし、繰り返しになりますが、優れたパフォーマンス管理はどのようなものでしょうか?それは以前と変わりません。期待と成果物を明確にし、進歩を進めるための障害を取り除き、その進歩をチェックすることです。


TD専門家は、リーダに思い出させるのに適した立場にいます。リーダは、自分のチームがデスクの前にいることで熱心に作業していることを確信して安心し、基本的なパフォーマンス管理の慣行を無視することがよくありました。 TDは、リーダがチームと連絡を取り合い、チームを調整するためのフレームワークを設計および構築することができます。実際には、これは従業員やチームが次の目的で頻繁にチェックインする形で現れます。


優先順位についての合意する

期待を設定する

成果物と期日を明確にする

良いものがどのように見えるかについて合意する

障害物を理解して取り除く

前進するための最良の道を共同で設計する

進捗状況を相互にモニタリングする


マネージャーが同じ部屋にいるか、1,000マイル離れているかは関係ありません。チームのパフォーマンスを主導し、管理する基本的な仕組みは同じです。確かに、これらの活動に従事するために必要な時間を作るには、リーダにより多くの努力が必要です。しかし、現在の状況の予期せぬ利点の1つは、監督者が以前は無視していたかもしれない活動に従事することを余儀なくされていることです。時間を作るために、チーム・リーダは、より多くの委任を行い、人々により多くの自律性を与えることを学ぶ必要があります。


その結果、従業員により高いレベルの自律性と意思決定を与えることにより、より高いレベルで従業員とチームの一体感が生まれる好循環が生まれます。それは好ましいことです。信頼と委任をトレーニングすることは、マネージャとその直属の部下に恩恵をもたらします。従業員にとってのメリットは、仕事に対する自律性を促し、制御力が付与されることです。リーダーにとってのメリットは、マイクロ・マネージメントするよりもリーダになることに集中し、従業員エンゲージメントの強化によるメリットを享受できるようになることです。


TDチームは、リーダが従業員と協力して作業量よりも作業の質に重点を置くテンプレートの作成を検討する必要があります。テンプレートは、従業員が作業基準と期限を満たしているかどうかを追跡するための文書となります。


チーム・エンゲージメント


個人的な相互作用と関係は、チーム・コミュニティ、エンゲージメント、および忠誠心の重要な側面です。リモートワークはその関係を壊す可能性があり、人々がチームメートに感じる義務を減らすポテンシャルがあります。


リモートワークに慣れていない人は、チームの関与や、チームの生み出す帰属意識やコミュニティに苦労するかもしれません。かつてオフィスでお互いに会っていたチームメンバーが、今やそれぞれがキッチンテーブルで作業している状態では、物理的な近接性が育む個人的な関係は、大きな打撃を受けるでしょう。


良いチームが持つ、チームメイトを失望させたくないという感覚は、必ずしも仕事自体に紐づいているのではなく、仕事をすることで発展した関係から生まれます。そのダイナミクスの潜在的な損失は、おそらくリモート・チームワークの厄介な側面の1つです。


それに照らして、TD専門家は、リーダーが個人的な関係の構築を促進する環境を作成するのを支援し、人々が仕事だけでなくお互いに忠誠心を生み出すようにすることができます。メンタリングと良好なパートナー関係は、有意義な人間関係を築くための基礎を築く良い例です。また、TDチームが大きな価値を提供できる場所でもあります。例えば:


経験豊富な人と経験の浅い人をペアにする

ある程度の知識やスキルを持っている人と持っていない人をペアにする

仲間のチームメイトが新しいスキルを開発するのに役立つ成功パートナーチームを作成する

小規模なパイロットチームを使用して、新製品を開発したり、新しいサービスをブレインストーミングしたり、ソリューションを革新したりする


重要なのは、たとえ離れた場所にいても、より親密な環境で人々を集め、良好な対人関係を生み出すような個人的な関係を構築できるようにすることです。優れたリーダーシップは、それらの忠誠心を生み出すための関係を構築する力があることです。 TD専門家は、関係構築についてリーダーを教育し、それを推進するためのメンタリングおよびパートナー・プログラムを設計できます。


基本的なニーズに対応


TDの専門家は、リーダーと協力して、リモートワークの潜在的な落とし穴を認識して明確にするだけでなく、チームメンバとチームの基本的なニーズが変わっていないことを認識する絶好の機会です。トレーニングでは、頻繁で明確なコミュニケーション、期待に沿った調整、明確な共通目標の設定、関係構築など、リーダーシップのベストプラクティスを強調する必要があります。


TDの役割は、主にリーダにこのことを気づかせ、彼らがこの活動に意図的に従事できるようにするリソースを提供することです。リーダとTDは、現在取り組んでいる新しい標準を使用して、ベスト・プラクティスを活用する必要があります。


パフォーマンス・マネジメント・チェックリスト


チームリーダは、従業員と頻繁に1対1で対応する際、次の質問とディスカッション・プロンプトを、リモート・パフォーマンスを管理するためのテンプレートとして使用できます。


進捗いかがですか?

今週の部門の優先事項は次のとおりです

今週のあなたの優先事項は何ですか?

期日について話しましょう

... [成功基準の説明]なら成功すると思います

どう思いますか?

あなたが直面している障害で助けを必要とするものはありますか?


次のチェックインのタイミングはいつでしょうか?


このようなテンプレートを意図的に活用して従業員との会話を導くことの有用性を強調してし過ぎることはありません。何度も、マネージャーは最善の意図を持っていますが、パフォーマンスの会話の明瞭さは時間の経過とともに必然的に低下します。このようなテンプレートを使用すると、チームが長期にわたって最善の意図でやり取りを継続するプロセスが作成され始めます。


https://www.td.org/magazines/td-magazine/the-true-test-of-virtual-teams


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